ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Descripción del Negocio

Esta idea de negocio es la organización y desarrollo de eventos, ofreciendo un paquete de servicios integrados: para empresas, profesionales o instituciones (ferias, congresos, jornadas, conferencias, reuniones, viajes, eventos culturales o deportivos, etc.), o para particulares (celebraciones, fiestas, bodas, cenas o comidas especiales, reuniones de antiguos alumnos, etc.). Nuestros clientes serán personas o empresas con cierto poder adquisitivo (medio o alto), aunque también podemos ofrecer servicios más económicos o paquetes especiales para todos los bolsillos. Debemos buscar una amplia oferta que nos garantice trabajo durante todo el año.

Sería necesaria la colaboración con empresas del sector de hostelería y otras relacionadas con ocio, con las que se subcontratarían actuaciones concretas.

La organización de eventos sería un servicio de intermediación que contratarían los promotores de un evento con la finalidad de liberarse de la carga que supone todo su proceso (diseño del acto y organización, lugar de celebración, reservas, confirmaciones, contratación de servicios, etc.).

También podemos ofrecer servicios de comunicación, promoción, publicidad y marketing para empresas: gabinetes de prensa y campañas de comunicación, promoción de productos en ferias o stands, etc. Igualmente también será necesario contactar con proveedores de servicios adecuados a los servicios que se ofrezcan: empresas de diseño, imprentas, estudios de grabación, fotografía y vídeo, etc.

El perfil del emprendedor para este tipo de negocio debe ser el de una persona con formación suficiente (preferiblemente con formación profesional superior o universitaria), persona dinámica, ofrecer buena presencia, comunicativa y de relaciones públicas y dotes comerciales.

Mercado y comercialización

Este negocio debe buscar la diversificación de actividades y el diferenciarse de posibles competidores, clasificar y diseñar claramente los servicios a ofrecer, concertar con proveedores y empresas la relación empresarial que se mantendría, habría que hacerse con una buena cartera y variada de proveedores fiables con los que subcontratar (restaurantes, salas de fiesta, agencias de viaje, empresas de catering, imprentas, etc.).

Cada servicio que se ofrezca se deberá plasmar en un documento o contrato, en donde se detallen los servicios y precios, en base a un presupuesto o precio que previamente deberemos haber consensuado con el cliente.

Para dar a conocer nuestra empresa debemos utilizar la publicidad y promoción adecuada, que podrá ir dirigida a colectivos o grupos diferenciados: a empresas y profesionales según sectores, etc. Para los servicios que se ofrezcan a particulares debemos también utilizar la publicidad y promoción, aunque será la recomendación de nuestros clientes la que nos posibilitará captar nuevos clientes (por ejemplo en la organización de bodas, debemos cuidar la satisfacción de los clientes, ya que serán esos mismos clientes los que recomendarán nuestros servicios a familiares y amigos).

También debemos contar con una página web que ofrezca información de la empresa y en donde los clientes que lo deseen puedan poner sus opiniones sobre los servicios recibidos.

La actividad principal de la empresa se desarrollará durante fines de semana y festivos, por lo que debemos estar dispuestos a trabajar en esos días, se debe tener plena disponibilidad.

Gastos y viabilidad

La puesta en marcha de una empresa de este tipo no requiere mucho personal, con un mínimo de una o dos personas, ya que el resto de profesionales se subcontratarían según cada evento.

La inversión para montar esta idea de negocio es mínima, ya que no se requiere de forma necesaria la existencia de un local propio, en todo caso sería una oficina que podríamos optar en alquiler. El equipamiento necesario será principalmente el equipamiento informático y telemático (ordenador portátil, tablet, móvil, impresora, etc.), con un coste total que puede oscilar entre los 1.200 a 2.000 euros.

Podremos comenzar sin la necesidad de una oficina o local propio para aminorar los gastos e inversión inicial. Debemos tener en cuenta que el principal activo de esta idea de negocio es el emprendedor y su capacidad para negociar tanto con clientes como con los proveedores de servicios con los que se subcontrate.